Tips voor het organiseren van een succesvol evenement of feest

Er wordt aan jou gevraagd om een evenement te gaan organiseren, maar waar moet je beginnen? Je wilt natuurlijk dat het evenement succesvol verloopt. In deze blog geven wij je enkele handvaten om een onvergetelijk feest te organiseren.

Doelgroep

Voordat je iets gaat regelen, is het goed om stil te staan bij het doel van je evenement en voor wie je het organiseert. Het is handig om te weten of je vooral jonge bezoekers wilt trekken of juist een oudere doelgroep. Dit bepaalt onder andere de keuze voor de locatie, de aankleding, muziek en de manier van uitnodigen.

Organiseren en communiceren

Bij het organiseren draait alles om communiceren. Denk aan contacten met het publiek, sprekers, artiesten, maar ook de exploitant van de locatie, gemeente, sponsoren en de pers. Daarnaast zijn de vrijwilligers ook niet geheel onbelangrijk. Een goede communicatie zorgt voor een soepel verlopend evenement. Als je vanaf het begin een communicatieplan opstelt, zorg je ervoor dat je als organisatie scherp blijft. Denk hierbij ook na hoe je bepaalde bestanden met elkaar gaat communiceren. Wordt dit allemaal gedaan via Whatsapp, per mail of gaan jullie via een online beeldbank, waarin alles gezamenlijk met elkaar kan worden gedeeld. Een goed voorbeeld hiervoor zou kunnen zijn het beeldbank management software van FileFlow. 

Kostenoverzicht

Een andere belangrijke voorwaarde voor een succesvolle organisatie is het budget. Als je van tevoren een begroting opstelt, weet je precies hoeveel je te besteden hebt. Zo kun je ook op tijd ingrijpen wanneer je over het budget denkt te gaan. Hierbij is het belangrijk om verschillende offertes aan te vragen voor zaken als catering, drukwerk en huur. Ook bij het aanvragen van financiële middelen bij sponsoren en fondsen heb je deze vaak nodig.

Programma vaststellen

Zorg ervoor dat je het programma tijdig en nauwkeurig samenstelt. Vaak lopen veel dingen in elkaar over en moeten er verschillende dingen op elkaar worden afgestemd. Op voorhand dien je artiesten of activiteiten vast te leggen, welke locatie ga je kiezen en moeten er dingen op de foto en film? Dit zijn allemaal dingen die je van ter voren moet plannen.

Een ander belangrijk onderdeel van het organiseren van een evenement is het licht en geluid. Hoe ga je ervoor zorgen dat dit allemaal op de juiste manier is aangesloten? Ga je dit zelf doen of laat je dit een organisatie doen? Moet er een groot scherm aanwezig zijn voor bepaalde artiesten? Dit zijn allemaal dingen waar je op voorhand over moet nadenken bij het vaststellen van het programma.

Het draaiboek

Leg alles dat je afspreekt en huurt vast in een draaiboek. Een draaiboek is een handvat, waarin je alles kunt terugvinden. Denk aan de bereikbaarheid van je locatie, parkeermogelijkheid, catering, vergunningen, verzekeringen, EHBO-ers en niet te vergeten de publiciteit. Mocht je iets niet weten, kun je alles terugvinden in het draaiboek.

Evalueren en gelijk aanpassen

Nadat het evenement plaats heeft gevonden volgt er een evaluatie. De evaluatie is om te kijken wat er allemaal goed is gegaan, maar ook wat er minder goed is gegaan.  Ga stap voor stap alles na en bespreek dit. Zijn er voldoende bezoekers geweest? Was het programma goed samengesteld? Pas na de evaluatie direct alles aan in het draaiboek, zodat je de volgende keer een volledig en compleet aangepast draaiboek hebt.

Vier je succes

Na de evaluatie is het niet geheel onbelangrijk om het succes van het evenement te vieren. Bedank je teamleden en vrijwilligers voor al hun inspanningen met een hapje, drankje of een ander klein presentje. Zonder de inzet van alle medewerkers had het evenement namelijk niet plaats kunnen vinden.

Door bovenstaande stappen te volgen weet je zeker dat jij een succesvol evenement gaan opzetten. Veel plezier met het organiseren!

Vond je dit interessant? lees dan ook hoe je klantloyaliteit kunt toevoegen. Dit is ook handig voor tijdens het organiseren van een evenement.